QnA Init Docs — UC_8.2.6 (Flow 10.4 - Mentee Feedback)
UC liên quan: UC_8.2.6 — Flow 10.4: Organic Mentee Feedback Hook
Trigger: (A) Cron Mentee Organic Survey Monitor — Daily @ 02:00 UTC → webhook SEND_MENTEE_SURVEY · (B) Mentee submit survey trên Typeform
Agent tạo: Agent 1 (Auditor) + Agent 2 (Challenger), theo system_init_workflow.md — Init Flow
Ngày tạo: 2026-10-12 · Phiên bản: v1
BA phụ trách: Anh Hoang
Ghi chú: Phân chia sở hữu nội dung giữa 8 UC Pod: UC_8.2.1 §4.1.
| # | Hạng mục | Kết quả | Ghi chú |
|---|
| 1 | Source pre-flight | ✅ | Không có CR. QnA: POD-FDBK-*. Nguồn gốc: Zapier Integration V7.pdf §Flow 10.4, §Flow 4 (Feedback Survey Gate) · RFQ_ Stack Trading Prop Tech V7.pdf §Background Mechanisms — Mentee Organic Survey Monitor |
| 2 | CR-08 Timestamp | ✅ | last_survey_date, pod_join_date, thời điểm submit |
| 3 | CR-18 | ✅ | Survey không hợp lệ / trùng — xem A-01, A-02 |
| 4 | CR-15.2 Slack | ✅ | Survey điểm ≤ 6 (T-12) → #ops-general (P-01) |
| 5 | WBS | ✅ | UC_8.2.6, category STAGE 6 |
| 6 | [CROSS_UC_CONFLICT] | ✅ | Flow 4 Survey Gate (UC_8.1.1 Stage 5 bước 1) + Flow 7 Survey Gate (UC_4.15.2 Step 9–10) gửi cùng survey — xem C-01. list_email.md KLA-14 ghi kênh Klaviyo — cùng C-01 |
| 7 | Conflict trong câu trả lời khách | ❌ | Thang điểm C-02, chu kỳ C-03 |
| ID | Nội dung đã chốt | Nguồn |
|---|
| Q-01 | Survey để mentee đánh giá Pod Leader. Host trên Typeform, Sotatek dựng form; hidden field mentee_id + leader_id; bộ câu hỏi T-11 (Q1 Opinion Scale 1-10 bắt buộc · Q2 Multiple Choice bắt buộc · Q3 Long Text tuỳ chọn); form ghi rõ ẩn danh 100% với leader | POD-FDBK-02/03/06 |
| Q-02 | Email mời (Template_Mentee_Survey (BA chốt 2026-10-13 theo client sheet Flow 10.4; QnA POD-FDBK-02 gọi Mentee_Organic_Survey), copy T-10) do Zapier gửi; Sotatek build template + gắn link động | POD-FDBK-02, POD-XF-07 |
| Q-03 | Submit → Typeform bắn webhook thẳng tới Node.js (không qua Zapier) → cập nhật điểm | POD-FDBK-02 |
| Q-04 | Điểm rolling = trung bình cộng điểm Q1 của mọi survey đã nộp theo Leader_ID, tính từ survey đầu tiên. Lưu cột số trên Table E; text feedback lưu bảng riêng theo từng submission + timestamp | POD-FDBK-04 |
| Q-05 | Không phạt tự động; Ops review tay. Slack T-12 chỉ khi Overall Score ≤ 6 (≥ 7 ghi DB im lặng). Ops sửa/xoá record chấm nhầm bằng tay, không có UI | POD-FDBK-05 |
| Q-06 | Leader không thấy ai chấm, không đọc raw text. Ops + Management xem đủ. Điểm không dùng cho matching | POD-FDBK-06/07, POD-JOIN-08 |
| Q-07 | last_survey_date ghi lúc gửi survey; không nhắc lại; survey tự nguyện, không hạn; xoay vòng liên tục (đã làm thì kỳ sau vẫn gửi) | POD-FDBK-08 |
| Q-08 | Đổi pod → đếm lại theo pod_join_date của pod hiện tại | POD-FDBK-09 |
| Q-09 | Không gửi cho Level 7 Alumni / Resigned / Terminated | POD-FDBK-10 |
| ID | Spec V7 | QnA (thắng) |
|---|
| O-01 | Flow 10.4 Action 2 (Async): Zapier route điểm khi Typeform submit | Typeform bắn webhook thẳng tới Node.js (POD-FDBK-02) |
| O-02 | V7 Survey Monitor: "in a Pod > 30 days" | 60 ngày — C-03 |
| ID | Câu hỏi | Giả định (BA/QC đề xuất) | BA chốt (ưu tiên cao nhất) | Trạng thái |
|---|
| C-01 | [CROSS_UC_CONFLICT] Cùng 1 survey (Template_Mentee_Survey — mentee đánh giá Pod Leader) được gửi từ 3 chỗ, dùng chung last_survey_date [POD-FDBK-01]:(1) Flow 4 — Feedback Survey Gate (Pre-Condition), trước nhánh Klaviyo khi lên level (Zapier Integration V7.pdf §Flow 4 "Emit Promotion Event Payload to Klaviyo"; viết tại UC_8.1.1 Stage 5 bước 1): last_survey_date NULL hoặc > 30 ngày → emit qua Klaviyo, link trỏ trang wrapper stacktrading.com. Không kiểm tra trader có đang ở pod → trader không có pod, hoặc chính Pod Leader (Level 7+) lên level cũng nhận survey đánh giá leader.(2) Flow 7 — Feedback Survey Gate (Exit Condition) khi terminate/resign (V7 §Flow 7; viết tại UC_4.15.2 Step 9–10): pod_leader_id có giá trị → link Typeform exit survey nằm trong email Live_Account_Closed. Trái với POD-FDBK-10 ("không gửi exit survey" cho Resigned/Terminated).(3) Flow 10.4 (UC này): cron → Zapier email Template_Mentee_Survey (BA chốt 2026-10-13 theo client sheet Flow 10.4; QnA POD-FDBK-02 gọi Mentee_Organic_Survey) (T-10), link Typeform trực tiếp.Hệ quả: (1) và (2) ghi last_survey_date → đẩy lùi chu kỳ của (3); 3 kênh, 3 kiểu link khác nhau cho cùng 1 form. | Flow 10.4 là nguồn duy nhất gửi survey định kỳ. Bỏ (1). (2) theo POD-FDBK-10 → không gửi. Nếu khách muốn giữ (1): chỉ gửi khi trader đang có pod_leader_id, dùng chung email + link của Flow 10.4. UC này không sửa UC_8.1.1 / UC_4.15.2 — báo BA phụ trách. | Không trùng — Flow 4 Gate, Flow 7 Gate và Flow 10.4 là các phần khác nhau. UC_8.2.6 chỉ viết Flow 10.4, không đụng 2 gate kia. | ✅ Đã chốt (BA 2026-10-12) |
| C-02 | Thang điểm [POD-FDBK-11]: công thức ghi "1-5 scale"; câu hỏi T-11, Slack T-12 (/10) và ngưỡng ≤ 6 dùng 1-10. | Thang 1-10 cho cả công thức và cột lưu. | Thang 1-10 — survey mới (Form 4: Bi-Monthly Pod Performance Audit, template Stage 6) ghi Q1 Opinion Scale 1 to 10. | ✅ Đã chốt |
| C-03 | Chu kỳ 30 hay 60 ngày [POD-FDBK-12] — áp cho cả (a) thời gian ở pod và (b) khoảng cách từ last_survey_date. Copy T-10 ("30-day") và T-11 ("last 30 days") phụ thuộc. | Biến cấu hình Mentee_Survey_Cycle_Days trong Table C, mặc định 30 (theo V7) tới khi khách chốt; copy dùng đúng giá trị này. | 60 ngày cho cả (a) và (b) — BA chốt 2026-10-13 theo client sheet Flow 10.4. Q1 đã sửa thành "over the last 60 days" (template Stage 6). Còn lại: khách cập nhật copy email T-10 ("30-day Pod evaluation"). | ✅ Đã chốt (chờ khách sửa copy) |
| ID | Câu hỏi | Giả định (BA/QC đề xuất) | BA chốt (ưu tiên cao nhất) | Trạng thái |
|---|
| A-01 | Hidden field bị sửa — mentee_id, leader_id nằm trên URL, mentee có thể đổi leader_id để chấm leader khác, hoặc forward link. | Backend tra users.pod_leader_id trong PostgreSQL theo user_id đã đăng nhập (CHR-127), so với leader_id trên form; không khớp → drop. Trang wrapper hiện Form Expired. Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-02 | Nộp nhiều lần cùng 1 link (Typeform cho submit lại) → điểm trung bình bị lệch. | Mỗi lần gửi survey chỉ nhận lần submit đầu tiên; lần sau drop (CR-18). | Mỗi chu kỳ 60 ngày chỉ nộp 1 lần; trang wrapper hiện You have already submitted this, Middleware bỏ qua lần 2 lọt qua. Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt |
| A-03 | Lưu và tính lại điểm. Ops xoá record chấm nhầm (Q-05) thì điểm trung bình trên Table E phải tính lại. Q2 (Responsiveness) lưu ở đâu? | Bảng submission lưu đủ: mentee_id, leader_id, điểm Q1, đáp án Q2, text Q3, thời điểm submit. Cột trên Table E luôn = trung bình tính lại từ bảng này. | | ⏳ Chờ BA 🟠 |
| A-04 | Nộp muộn sau khi đã đổi pod — leader_id trên link là leader cũ. | Không tính cho leader cũ: pod_leader_id hiện tại khác leader_id trên form → hiện Form Expired / drop, chặn nộp. Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-05 | Mentee đang Locked (DTO/Hiatus) — vẫn gửi survey? | Vẫn gửi survey. Không làm logic loại trừ DTO / Hiatus cho cron survey. Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-06 | Gửi email lỗi sau khi đã ghi last_survey_date → mentee lỡ cả chu kỳ. | Chấp nhận: Zapier đã nhận nhưng gửi email lỗi → mentee lỡ chu kỳ. Không làm theo dõi trạng thái gửi email. Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-07 | Ops / Management xem kết quả ở đâu? Không có UI (POD-FDBK-05). | Chỉ qua truy vấn DB. Màn xem kết quả đưa vào Day 2 list. | | ⏳ Chờ BA 🟡 |
| A-08 | Nộp survey sau khi đã rời pod — mentee lên Level 7, Resigned hoặc Terminated rồi mới nộp link cũ (survey không có hạn). Khác A-04 (đổi sang pod khác). | Chặn: pod_leader_id rỗng hoặc khác leader_id trên form → hiện Form Expired, chặn nộp. BA chặn thêm theo status Level 7 Alumni / Resigned / Terminated (danh sách POD-FDBK-10). Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-09 | Webhook SEND_MENTEE_SURVEY gửi sang Zapier không thành công (Zapier không nhận, hết thời gian chờ) [POD-XF-04]. POD-FDBK-08 chốt ghi last_survey_date lúc gửi webhook, nhưng chưa nói khi gửi không thành công. Khác A-06 (Zapier đã nhận nhưng gửi email lỗi). | Chỉ ghi last_survey_date = NOW() khi Zapier trả 200 OK. Lỗi → không ghi; lượt cron hôm sau tự chọn lại. Không thử lại trong lượt chạy (BA chốt). Khách trả lời 2026-10-22. | ✅ Đã chốt | |
| A-10 | 🆕 Ai gửi Slack khi điểm Q1 ≤ 6? POD-FDBK-05 ghi lọc bằng Zap (filter Zap), nhưng POD-FDBK-02 chốt Typeform gửi kết quả thẳng tới Node.js, không qua Zapier. | Middleware gửi ngay sau khi lưu survey (không có Zap trên đường đi của kết quả survey). | Không áp dụng: báo điểm thấp cho Ops là CR, khách không approve. Hệ thống chỉ lưu survey và tính điểm, không gửi Slack. BA chốt 2026-10-29. | ✅ Đã đóng |
| QnA ID | Nội dung | Ảnh hưởng UC |
|---|
| # | Việc | Owner |
|---|
| 1 | Gửi khách: C-03 — copy email T-10 (đã có trên client sheet — nhắc lại) | BA |
- Đã chốt: Q-01 → Q-09, O-01.
- Chờ BA: A-03, A-07.
- Đã chốt 2026-10-22 (khách): A-01, A-02, A-04, A-05, A-06, A-08, A-09.
- Đã đóng 2026-10-29 (BA): A-10 (không áp dụng, bỏ Slack điểm thấp).
- Chờ khách: copy 60 ngày của email T-10 (C-03).
- Đã chốt bởi BA: C-01 (không trùng).